Este não é um post tão técnico, mas não conheço uma pessoa que trate de assuntos técnicos que não tenha que trabalhar com e-mails. Acredito que todos tenham enfrentado uma situação de se sentir desorganizado ou não eficiente. Apresento uma método que eu utilizo e, pra mim, se tornou vital!
Existia uma época que eu imaginava que ter vários filtros no meu cliente de e-mail (seja um cliente web ou desktop) era sinônimo de ser organizado. Tinha várias pastas, tudo divido por pessoas ou por grupos. Não vou negar que esta abordagem até funcionava, pelo menos enquanto a quantidade de mensagens ou de atividades que elas carregavam não eram volumosas.
Uma vez que a quantidade de mensagens começaram a aumentar, a coisa começou a complicar. Era comum esquecer algo ou passar batida alguma mensagem importante. Fui atrás de uma metodologia de organização pessoal, assim conheci o GTD (Getting things done ) do David Allen por meio do livro "A arte de fazer acontecer".
O GTD é um método de gerenciamento de ações bastante completo. Ele foi concebido para que você gerencie toda sua vida : De projetos no trabalho até como/quando pagar conta de energia elétrica.
Uma das premissas do GTD é que você tem que manter sua cabeça "descarregada", você não pode confiar na sua mente para lembrar de tudo, pois uma hora ou outra ela falha. Existem casos piores, quando a sua mente "bipa" as coisas em momentos em que você não pode fazer absolutamente nada. Muitas vezes, naquela hora em que estamos pegando no sono, minha mente trazia atividades que eu tinha que realizar... mas não naquela hora.
Para que você mantenha sua cabeça "limpa" as suas pendências devem estar armazenadas em algum local e dentro de um processamento que você confie. Se você não confia na sua forma de organização, sua mente tentará fazer o trabalho de lembrar das suas pendências (e ela não é tão inteligente para este tipo de coisa). O objetivo deste post não é falar de todo o GTD, mas apresentar uma abordagem simplificada, baseada no mesmo, para o processamento de e-mails. Para os que quiserem saber mais, leiam o livro! :)
Para a utilização deste método você precisa:
- Cliente de e-mail que suporte criação de pastas, rótulos ou marcadores;
- Um Calendário (seja físico ou virtual);
- Disciplina.
O Fluxograma acima contém toda a lógica do processamento. Você não usará filtros, você realizará o trabalho de filtragem e processamento manualmente, pois fará parte da metodologia. Os "azuis" do fluxograma são as pastas/rótulos/marcadores que você criará dentro do seu cliente de e-mail.
Todos os seus e-mails devem chegar em um único ponto que é a caixa de entrada , você deve processá-la periodicamente. O objetivo é sempre limpá-la, tudo tem que ser tratado e receber um destino. Se existe algo na caixa de entrada é porque está esperando a sua análise, nada deve ficar na caixa de entrada após a análise. O processo de processamento é simples e está explicado nas estruturas de decisão do fluxo.
A pasta referência receberá tudo que merece ser armazenado. Um assunto que já foi resolvido, um link interessante, algo que você irá precisar no futuro e etc. É um arquivo. Todos os clientes de e-mail que eu conheço (seja desktop ou web) tem recursos de busca, você utilizará este recurso na hora de buscar algo no seu "arquivo".
No "Em espera" ficarão os e-mails que você repassou para alguém resolver e que precisa "monitorá-los" até receber a resposta. Uma vez que a pessoa responda este e-mail (que vai cair na Caixa de entrada novamente, lembre-se, não existem filtros) caso esteja resolvido ele irá para o referência.
"Próximas ações" são as mensagens que você tem que realizar uma atividade. Será sua lista de tarefas com as mensagens que não puderam ser resolvidas de bate-pronto.
Caso o e-mail seja de alguma reunião ou evento que tem data certa para ser realizado, você utilizará o calendário para marcar isto.
Uma vez implementado o método, a rotina de processamento é basicamente esta:
- Verificar o calendário;
- Limpar a caixa de entrada, realizando o "processamento". Algumas mensagens serão resolvidas na hora, outras deletadas, delegadas (Em espera), agendadas (calendário) ou esperarão para um momento oportuno (Próximas ações);
- Verificará as mensagens que já foram delegadas anteriormente (Em espera), para verificar se precisa realizar uma cobrança e etc;
- Trabalhará nas suas tarefas (pasta próximas ações);
O grande ganho de implementar este método de gerenciamento é que fica claro e fácil de identificar as suas pendências (Próximas ações) e as pendências que você delegou (Em espera). O que não presta é descartado (Lixeira), o que servirá algum dia ou é um assunto resolvido é arquivado (referência).
Você não irá mais abrir a pasta de e-mails do seu chefe e ficar buscando,lendo e pensando: "o que eu tenho mesmo que resolver? o que eu já resolvi ? cadê aquela coisa que ele acabo de me cobrar?" kkk!
O que você tem que fazer está em um local (Próximas ações e Calendário), o que alguém tem que fazer pra você também (Em Espera). O que já foi resolvido ou você pode precisar em algum momento está guardado (referência). É uma metodologia orientada à ações.
Um detalhe técnico que ajuda muito é se o cliente de e-mail agrupa as mensagens relacionadas (mensagens que são resposta de uma outra mensagem, criando um thread). O Gmail (o cliente que eu utilizo) faz isso por padrão (sei que o outlook também tem este recurso).
Alguns links de implementações de GTD em clientes de e-mail :
- Gmail
- Outlook
